Scannerizzare documenti, libri o fotografie, ovvero convertirli in formato digitale, offre molteplici vantaggi. I computer, i tablet e gli smartphone sono dispositivi eccezionali per visualizzare e modificare documenti di qualsiasi genere. Sempre più spesso li si usano anche per leggere libri, sfogliare riviste o mostrare fotografie ad amici e parenti. I vantaggi sono evidenti: si possono evitare i libri, le riviste e le fotografie di tipo tradizionale, che devono essere acquistate oppure stampate (a seconda del tipo di oggetto), ma soprattutto che richiedono molto spazio per essere conservate. Passando invece al digitale si può diminuire in maniera sostanziale lo spazio occupato, avere sempre a disposizione tutte le informazioni e i dati (anche quando ci si trova fuori casa) e sfruttare alcune funzioni molto utili, come per esempio la ricerca all’interno dei testi.
Come scannerizzare un documento
Come abbiamo già accennato, le informazioni digitalizzate sono di vario genere, richiedono approcci diversi. Ottimi candidati alla digitalizzazione sono i documenti personali, come estratti conto, bollette, fatture e ricevute: in questo modo si può risparmiare spazio, organizzare al meglio le informazioni e soprattutto sfruttare le funzioni di ricerca, per poter individuare un documento in pochi istanti, dimenticando per sempre le frustranti ricerche tra le scartoffie vecchie magari di qualche anno.
Come scannerizzare libri
Il passo successivo è quello di trasformare i vecchi libri cartacei in testi digitali: si tratta di un lavoro un po’ più lungo e complesso, che richiede un’attrezzatura più specializzata. In molti casi il gioco non vale la candela: molti libri non più coperti da copyright sono scaricabili in formato elettronico gratuitamente, mentre quelli più recenti possono essere acquistati a prezzi generalmente inferiori rispetto alle edizioni cartacee. Ci sono però alcune circostanze in cui scannerizzare è l’unica via percorribile: è il caso, per esempio, di vecchi libri non disponibili in formato digitale, oppure di manuali e altri testi didattici. Poterli ridurre a un file permette di trasportarli in modo più semplice, di consultarli saltando da un punto all’altro senza difficoltà e molto altro ancora. Un discorso simile vale anche per le riviste: gran parte è oggi disponibile in formato digitale, ma se si dispone di una collezione e la si vuole avere sempre a disposizione l’acquisizione è la strada migliore, anche se piuttosto lunga.
Come scannerizzare foto
Una terza tipologia di contenuti che vale la pena digitalizzare sono le fotografie: prima dell’avvento del digitale, gran parte degli appassionati ha accumulato decine o centinaia di scatti, sviluppati e stampati oppure in negativo o diapositiva. Trasformarli in immagini digitali è piuttosto semplice se si dispone degli strumenti giusti, rendendoli fruibili sugli schermi o condivisibili sui social network esattamente come una fotografia digitale di oggi.
Come si fa a scannerizzare
A seconda del tipo di contenuto da digitalizzare, potrebbero servire strumenti diversi: i più semplici e diffusi sono i moduli di scansione integrati nelle stampanti multifunzione. La loro qualità è piuttosto variabile, ma i modelli di fascia medio-alta permettono di ottenere scansioni più che accettabili, specialmente per le tipologie di documenti meno critiche. La gran parte delle stampanti multifunzione dispone di uno scanner piano, simile per costruzione alle tradizionali fotocopiatrici: si solleva un coperchio e si posiziona sul vetro il documento da acquisire, dopodiché lo si richiude e si avvia la scansione. Questa modalità di lavoro, evidentemente, può funzionare se il numero di pagine da digitalizzare è limitata: se si vogliono salvare bollette e fatture e occasionalmente acquisire qualche fotografia può essere sufficiente, ma chi intende digitalizzare un numero maggiore di informazioni dovrà utilizzare periferiche di tipo diverso.
Scannerizzare libri e riviste
Per acquisire libri e riviste, o un numero elevato di documenti, può essere molto più efficace uno scanner motorizzato, che funziona in modo simile ai vecchi fax: si posizionano i fogli in un cassetto di alimentazione e si avvia scansione; il motore aggancia i fogli uno dopo l’altro e li acquisisce in sequenza, senza bisogno di girare le pagine manualmente. Alcune stampanti multifunzione, generalmente quelle più compatte, integrano uno scanner di questo genere, e possono quindi essere la soluzione migliore per chi ha progetti di scansione ambiziosi. Naturalmente, il carnet di questo tipo funzionano con i fogli singoli: se si vuole acquisire un libro o una rivista bisogna essere disposti a “sacrificare” l’originale, tagliando la costa ed eliminando la rilegatura.
Scannerizzare le fotografie
Ancora diversi sono gli strumenti ideali per acquisire le fotografie: nel caso delle stampe, specialmente se di dimensioni medio-grandi, la digitalizzazione può essere affidata anche a uno scanner tradizionale, di tipo piano o motorizzato, ma se si vogliono acquisire negativi o diapositive servono dispositivi specializzati.
Alcuni scanner, anche integrati nelle stampanti multifunzioni (in questo caso, però, bisogna cercare al top della gamma), offrono accessori specifici per acquisire i negativi e le diapositive: sono piccoli telai su cui si possono “montare” le pellicole per ottenere una scansione perfetta. Esistono poi scanner dedicati, molto più compatti, che permettono di ottenere più velocemente risultati di qualità superiore, grazie a sensori di migliore qualità e risoluzione più elevata e a software di acquisizione specializzati, capaci di correggere i difetti tipici delle immagini digitalizzate.
Come scannerizzare
Come abbiamo già accennato, la procedura di scansione vera e propria è piuttosto semplice, quanto meno nelle sue linee generali. Un passaggio obbligato è l’installazione del software offerto in bundle (cioè incluso nella confezione) con lo scanner o la multifunzione: se ci si limita a utilizzare le funzioni di stampa, infatti, spesso si può fare a meno di installare il software fornito dal produttore, poiché Windows (specialmente nelle ultime edizioni) riconosce da solo gran parte delle periferiche. Ma se si vogliono utilizzare funzioni avanzate, come appunto la scansione, è necessario passare dai driver e dal software di gestione realizzati dal produttore. Potrebbe essere utile visitare il sito Web del produttore per scaricare la versione più recente del programma di gestione, specialmente se la stampante o lo scanner non sono recentissimi.
Dopo aver completato l’installazione dei software, si può iniziare a fare pratica con il sistema di acquisizione; a seconda del tipo di scanner, le azione da compiere sono leggermente diverse, ma quasi tutti modelli dispongono di un pulsante di scansione rapida posizionato nel pannello di controllo dell’unità: in genere basta posizionare il documento sul vetro, oppure nel cassetto di alimentazione, e premere il pulsante per avviare l’acquisizione.
Una volta completata l’operazione, il software dovrebbe avviarsi automaticamente e proporre una o più opzioni di salvataggio. A seconda del tipo di documento, una delle scelte più importanti riguarda il formato del file di destinazione: le fotografie e le pagine singole possono essere memorizzate come semplici immagini, informato Jpg o Png, ma se si sta lavorando con documenti multipagina (oppure con pagine che contengono testi) è molto più saggio utilizzare il formato Pdf. Questo standard, ormai utilizzabile universalmente, permette di creare facilmente documenti costituiti da più pagine e aggiungere alle immagini anche informazioni di tipo testuale. I documenti acquisiti, infatti, anche se contengono soltanto testo scritto, sono memorizzati dal computer come immagini, e non possono quindi essere modificati né vi si possono effettuare ricerche.
Come trasformare un documento in testo
Per trasformare un documento acquisito in un testo ricercabile è necessario un secondo passaggio, chiamato Ocr (Optical Character Recognition, ossia riconoscimento ottico dei caratteri). Le pagine salvate come immagini vengono analizzate tramite algoritmi molto avanzati, che “leggono” i caratteri e le parole all’interno del testo e li trasformano in informazioni manipolabili dal computer. Gli scanner e le stampanti multifunzione più avanzati offrono quasi sempre un software Ocr all’interno del pacchetto di applicazioni fornite con la periferica. Se non fosse disponibile, si può comunque acquistare un programma specializzato (spesso di qualità addirittura superiore) per poche decine di euro.
